W nowoczesnym przedsiębiorstwie rejestracja czasu pracy to proces, od którego zależy jego właściwe i płynne funkcjonowanie. Analiza czasu wejść i wyjść pracowników nie sprowadza się do karania wybranych osób, lecz pozwala na sprawne zarządzanie personelem i aktywami rzeczowymi firmy. Nie można też zapominać, że w ten sposób chroni się mienie i tajemnice firmy przez ingerencją ze strony osób trzecich.
Spis treści
Rejestrator RCP – co to jest i jak działa?
Rejestrator RCP, czyli – mówiąc inaczej – rejestrator czasu pracy, to urządzenie, które rejestruje czas wejścia na zakład pracy i czas opuszczenia jego obszaru. Dawniej rejestratory te były obsługiwane za pomocą indywidualnych kart, które (po przyłożeniu do specjalnego czytnika) aktywowały proces rejestracji konkretnego urządzenia. Niestety, systemy te miały sporo wad, co doprowadziło do szeregu nieprawidłowości w trakcie ich obsługi. Dzisiejsze rejestratory korzystają z wielu innowacyjnych technologii, które nie tylko wprowadzają nowe techniki rejestracji, ale też oferują możliwość wielopoziomowego rejestrowania poszczególnych czynności (np. wejścia na zakład pracy, wejścia na halę, aktywację maszyny itd.). W niniejszym artykule opisane zostaną postępy w ewolucji systemu RCP, a także sposoby ich wykorzystania w praktyce.
Biometryczne (i nie tylko) czytniki RCP
Nowoczesne rejestratory czasu pracy to efekt wielu lat ewolucji tychże systemów. Coraz częściej są one wyposażane w czytniki linii papilarnych, które zastępują karty RCP.
Zastosowanie tych rozwiązań pozwoliło uzyskać realne efekty:
- Możliwość wyeliminowania kart RCP. Rejestracja czasu pracy w oparciu o linie papilarne odbywa się poprzez przyłożenie palca do specjalnego „okienka”, a następnie zeskanowania jego unikatowych linii. Co ważne, metoda ta jest w pełni higieniczna i bezpieczna pod kątem potencjalnych zakażeń.
- Duże zasoby pamięci. Rejestrator czasu pracy może zapisać nawet kilka tysięcy rekordów! Każdy z nich jest przypisany do innej osoby, przy czym linie papilarne są nie do podrobienia. Co ważne, obsługiwana przez urządzenie baza danych może być na bieżąco aktualizowana.
- Funkcja sporządzania zdjęć. Wbudowany czytnik biometryczny współpracuje z aparatem fotograficznym wysokiej rozdzielczości. Dzięki temu każde zdarzenie w systemie RCP może zostać potwierdzone zdjęciem.
- Szybka komunikacja. Poszczególne urządzenia RCP współpracują ze sobą w oparciu o łącze Ethernet. Dzięki temu transmisja danych pomiędzy czytnikami a komputerem odbywa się w sposób szybki i nieprzerwany.
- Szeroka baza rekordów. Czytnik biometryczny może zapisać aż 10 rekordów w odniesieniu do jednego pracownika. Dzięki temu osoba wchodząca na teren zakładu pracy może przyłożyć do czytnika dowolny palec, gdyż każdy z nich będzie przypisany do wybranego pracownika.
Funkcjonalność systemu
Czytnik biometryczny to tylko jeden z elementów kompleksowego systemu RCP. Struktury te – jako całość – mają znacznie szersze możliwości. Rejestr pracowników może odbywać się na wiele różnych sposobów. Czytniki mogą pracować w trybie standardowym, zdalnym (do 12 metrów), a także jako urządzenia autoryzujące wejście na teren zakładu poprzez kod PIN. Istnieje również możliwość rejestracji wejścia za pomocą karty, breloka lub innego przedmiotu codziennego użytku, który jest odporny na działanie czynników zewnętrznych (w tym pogodowych).
Na tym jednak nie koniec! Nowoczesna, elektroniczna ewidencja czasu pracy może odbywać się w sposób wielopoziomowy. Oznacza to, że pracownik będzie rozliczany nie tylko z czasu spędzonego na terenie zakładu pracy, ale też z czasu poświęconego określonym projektom. W nowoczesnych systemach RCP nie istnieje jedna lista obecności pracowników. Wręcz przeciwnie – istnieje możliwość sporządzenia kilku takich list, z których każda będzie stworzona dla określonego stanowiska pracy! Dzięki temu rozwiązaniu nie ma potrzeby wprowadzania kilku rozwiązań ewidencyjnych, gdyż każdy z podsystemów można zamknąć w jednej, scentralizowanej bazie danych.
Systemy kontroli dostępu
W ramach systemu RCP można również stworzyć podręczny KD, czyli system kontroli dostępu.
Takie rozwiązanie pozwala na uzyskanie szeregu wymiernych korzyści, w tym:
- udostępnienie jedynie wybranym pracownikom określonych lokacji w firmie,
- ograniczenie dostępu do komputerów firmowych i ich zawartości,
- monitorowanie transferu danych pomiędzy komputerami a urządzeniami zewnętrznymi,
- rejestrowanie wszystkich zdarzeń realizowanych w obrębie sieci wewnętrznej.
Oprogramowanie dla systemów RCP
Poprawne działanie rejestratorów czasu pracy wiąże się z koniecznością implementacji odpowiedniego oprogramowania. Nowoczesny system RCP jest zarządzany od wewnątrz, z wykorzystaniem maksymalnie zautomatyzowanych aplikacji. Tym samym obsługa samego narzędzia jest dużo łatwiejsza i nie wymaga zaangażowania dodatkowych osób. Podstawowe oprogramowanie systemu RCP pozwala na ewidencjonowanie zdarzeń, sporządzanie raportów, zarządzanie danymi, a także ich archiwizację. Dodatkowo narzędzie to posiada funkcję implementacji z systemami firmowymi, które służą do rozliczenia czasu pracy każdej z zatrudnionych osób. Dzięki temu można nie tylko kontrolować osoby wchodzące i wychodzące, ale też przedkładać te dane na realne wynagrodzenie.
Oprogramowanie Pro oferuje zwykle jeszcze większe możliwości w zakresie pracy systemów RCP. Pozwala ono na uzyskanie dużego stopnia automatyzacji działania całego systemu.
Dzięki temu takie czynności jak:
- sporządzanie raportów,
- rozliczanie pracowników,
- kontrola na różnych stanowiskach pracy,
- raportowanie dotyczące działań w obrębie sieci firmowych, mogą być realizowane bez konieczności angażowania osób trzecich.
System rejestracji czasu pracy już dawno przestał być prostym, słabo scentralizowanym i zautomatyzowanym układem współpracujących ze sobą urządzeń. W ciągu ostatnich lat systemy RCP uzyskały znacznie więcej możliwości, co przełożyło się na wzrastającą funkcjonalność i niezawodność pracy. Więcej informacji na ten temat można znaleźć na stronie https://biofinger.pl.